No Balanço Patrimonial, os passivos representam obrigações presentes da entidade como resultado de eventos já ocorridos, cuja liquidação se espera resulte na saída de recursos econômicos.
Uma característica essencial do passivo é que a entidade tem a obrigação presente de agir ou se desempenhar de certa maneira, sendo que esta obrigação pode ser legal, formalizada, ou não formalizada.
Em regra geral, a liquidação ou baixa do passivo envolve pagamento em caixa, transferência de outros ativos, prestação de serviços, substituição daquela obrigação por outra obrigação, ou conversão da obrigação em patrimônio líquido. Outra forma de extinção do passivo é com a renúncia ou perda dos direitos do respectivo credor.
Assim como é importante a evidenciação do passivo no Balanço Patrimonial da pessoa jurídica, é essencial que esta obrigação seja baixada na sua liquidação/extinção, uma vez que, para fins tributários, a manutenção no passivo de obrigação já paga ou com exigibilidade não comprovada pode caracterizar, em um processo de fiscalização, a omissão de receita.
Como foi o caso evidenciado no julgamento do acórdão nº 1201-005.566, em que ficou evidenciado que o contribuinte evidenciava passivos fictícios em sua contabilidade como forma de omitir receitas auferidas, situação que acarretou na cobrança de IRPJ e CSLL sobre os referidos valores com as devidas correções de juros e multa.