A POLÊMICA DA GUARDA DOS ARQUIVOS XML POR 11 ANOS!

Recentemente foi publicado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), o Ajuste SINIEF nº 02, de 11 de abril de 2025, o qual dispõe sobre os critérios e procedimentos para a temporalidade e a destinação de documentos fiscais eletrônicos tutelados pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, Estados e o Distrito Federal.

Por meio do citado Ajuste SINIEF, os Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil acordam em padronizar o prazo mínimo em 132 (cento e trinta e dois) meses, contados da data de autorização do documento, de guarda e expurgo dos arquivos no padrão "Extensible Markup Language" - XML - dos Documentos Fiscais Eletrônicos - DF-e - a seguir indicados:

I - Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 07, de 30 de setembro de 2005;

II - Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e, instituído pelo Ajuste SINIEF nº 09, de 25 de outubro de 2007;

III - Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - MDF-e, instituído pelo Ajuste SINIEF nº 21, de 10 de dezembro de 2010;

IV - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica - NFC-e, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 19, de 9 de dezembro de 2016;

V - Bilhete de Passagem Eletrônico - BP-e, instituído pelo Ajuste SINIEF nº 01, de 7 de abril de 2017;

VI - Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica - NF3 e, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 01, de 5 de abril de 2019;

VII - Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços - CT-e OS, instituído pelo Ajuste SINIEF nº 36, de 13 de dezembro de 2019;

VIII - Guia de Transporte de Valores Eletrônica - GTV-e, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 03, de 3 de abril de 2020;

IX - Declaração de Conteúdo eletrônica - DC-e, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 05, de 8 de abril de 2021;

X - Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica - NFCom, instituída pelo Ajuste SINIEF nº 07, de 7 de abril de 2022.

A polêmica que gira em torno assunto é se o "alargamento" do prazo se aplica tanto para contribuintes quanto pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, já que Estados e Receita Federal foram "signatários" da norma aprovada pelo CONFAZ em sua 196ª Reunião Ordinária do Conselho, realizada em Palmas, TO, no dia 11 de abril de 2025, tendo em vista o disposto no art. 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966).

Como citado acima, o art. 199 do CTN assim dispõe:

"Art. 199 - A Fazenda Pública da União e as dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios prestar-se-ão mutuamente assistência para a fiscalização dos tributos respectivos e permuta de informações, na forma estabelecida, em caráter geral ou específico, por lei ou convênio."

Mas então o Ajuste SINIEF está alterando o CTN? Obviamente que não, pois o prazo a ser observado pelos contribuintes para a guarda de documentos fiscais eletrônicos encontra-se sob o comando do art. 173 do CTN, que assim dispõe:

"Art. 173 - O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único - O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento."

Assim, sob o comando art. 173 do CTN acima mencionado, o contribuinte tem obrigação de guardar por 5 anos os Documentos Fiscais eletrônicos comprobatórios de suas operações, desde que não esteja sob nenhuma discussão no contencioso administrativo tributário ou judicial, que nestes casos podem ser mantidos por mais tempo como eventual prova ou contraprova futura da licitude de suas operações.

Mas então para qual objetivo foi publicado o Ajuste SINIEF nº 02/2025?

Para que a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil possa eliminar de suas bases de dados, data centers e mídias, os Documentos Fiscais eletrônicos muito antigos, que na verdade é a mesma regra que existe para destruir arquivos em papel depois de algum tempo.

Com isso, haverá redução de custos para armazenagem de documentos eletrônicos muito antigos, otimizando assim a performance das base de dados das administrações tributárias. Oportuno destacar que Brasil tem mais de duas centenas de bilhões de documentos fiscais emitidos, com mais de 1 trilhão de itens de DF-e, tendo a receita federal do Brasil uma das maiores bases de dados da América Latina, e mais de 1/3 dos dados são de NF-e, mesma situação dos  Estados e do DF.

Em artigo publicado recentemente, o Auditor da RFB, Adriano Subirá, relatou que "as bases de dados das administrações tributárias são tão imensas que, se não forem adotadas medidas de eliminação de documentos eletrônicos por métodos apropriados, um Data Lake continuaria a levar mais de um mês para somar todos os Documentos Fiscais eletrônicos (DF-e) dos últimos 30 dias".

Cabe ainda mencionar que o Ajuste SINIEF nº 02/2025 dispõe que a tecnologia e a mídia de armazenamento dos DF-e serão definidas por cada unidade federada, desde que respeitado o prazo mínimo de 132 (cento e trinta e dois) meses, contados da data de autorização do documento, de guarda e expurgo dos arquivos no padrão "Extensible Markup Language" - XML, observado ainda que o prazo de recuperação dos DF-e demandados pelos órgãos competentes poderá ser proporcional ao seu tempo de autorização, respeitado o prazo mínimo para expurgo do documento.

Já as tabelas de controle das aplicações autorizadoras de DF-e utilizados na validação e verificação dos dados contidos nos DF-e no momento da respectiva autorização não podem ser objeto de expurgo, observado ainda que:

a) no caso de eventos, serão mantidos os dados referentes ao tipo do evento, número sequencial e órgão autorizador; e

b) no caso de inutilizações, serão mantidos os dados referentes ao número inicial e número final da faixa de numeração inutilizada.

Por fim e para esclarecer de uma vez por todas tal polêmica, e como bem citou o Auditor da RFB, Adriano Subirá, de que adiantaria o Fisco obrigar as empresas a manterem sob sua guarda os Documentos Fiscais eletrônicos por 11 anos se a partir do 6º ano ele não poderia utilizar para auditoria e eventual lançamento de ofício, visto que a regra matriz para a referida guarda está sob o comando do art. 173 do CTN?

Fonte: ITC CONSULTORIA.