Segundo a legislação tributária federal, os órgãos públicos federais são obrigados a reter na fonte o imposto sobre a renda, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e a Contribuição para o PIS/Pasep em pagamentos feitos a pessoas jurídicas por fornecimento de bens, prestação de serviços em geral e obras de construção civil.

Da mesma forma, os órgãos da administração pública direta dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, incluindo autarquias e fundações, também devem realizar a retenção na fonte do imposto sobre a renda em pagamentos feitos a pessoas jurídicas por fornecimento de bens, prestação de serviços em geral e obras de construção civil.

A legislação também estabelece que os pagamentos feitos a pessoas jurídicas de direito privado, por fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, incluindo obras, pelos órgãos da administração pública direta, autarquias e fundações do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios, que celebrarem convênios com a União, estão sujeitos à retenção na fonte da CSLL, Cofins e Contribuição para o PIS/Pasep.

Nas notas fiscais, faturas, boletos bancários ou outros documentos de cobrança dos bens ou serviços, que contenham código de barras, devem constar o valor bruto do preço do bem fornecido ou serviço prestado, bem como os valores do IR e das contribuições a serem retidos na operação. O pagamento deve ser realizado pelo valor líquido após as devidas retenções, sendo a responsabilidade pelo recolhimento destas retidas atribuída ao órgão ou entidade adquirente do bem ou tomador dos serviços.

No caso de nota fiscal eletrônica, as retenções devem ser informadas no registro W02. Em documentos fiscais sem campo específico, a retenção será informada no campo de informações complementares. Já nas notas fiscais de serviços, as retenções serão informadas em campo próprio conforme leiaute disponibilizado pela prefeitura. Nas notas fiscais sem campo específico, a retenção também será informada no campo de informações complementares.